Darmowa poczta na własnej domenie — Zoho lub Cloudflare | Bartosz Chmielecki

Darmowa skrzynka e-mail na własnej domenie — prosty poradnik dla nietechnicznych (Katowice • Gliwice • Zabrze)

Chcesz mieć adres typu kontakt@twojafirma.pl, ale nie chcesz przepłacać? Da się to zrobić praktycznie za darmo. Poniżej dostajesz prosty, „po ludzku” napisany przewodnik, który przeprowadzi Cię od zera do działającej skrzynki e-mail w swojej domenie.

Po co Ci e-mail w domenie firmy

Masz spójny wizerunek i większe zaufanie niż przy adresach na darmowych domenach. Zyskujesz kontrolę nad aliasami (np. biuro@, oferty@, praca@), większą dostarczalność dzięki poprawnie ustawionym rekordom nadawcy oraz porządek w komunikacji.

Co jest darmowe, a co może kosztować

Domena to jedyny stały koszt — opłata roczna u rejestratora. Skrzynka e-mail i konfiguracja mogą być bezpłatne, jeśli skorzystasz z jednego z opisanych wariantów. Hosting strony jest niezależny od poczty: u mnie hosting strony firmowej kosztuje 100 zł rocznie (Vercel z darmowym SSL), a pocztę możesz mieć za 0 zł.

Dwa proste warianty bezpłatne

Wariant pierwszy to pełna skrzynka na Zoho Mail w planie bezpłatnym dla małych zespołów. Dostajesz normalny webmail i aplikację, aliasy oraz możliwość włączenia zabezpieczeń nadawcy. Ograniczenia darmowego planu zwykle nie przeszkadzają małym firmom.

Wariant drugi to darmowe przekierowanie poczty, na przykład przez Cloudflare Email Routing. Tworzysz adresy w swojej domenie, a korespondencja trafia do Twojej istniejącej skrzynki, np. w Gmailu. To alias do odbioru, więc wysyłkę z własnej domeny dodajesz przez zewnętrzny serwer wysyłający. To najszybszy start, ale nie jest to pełna, niezależna skrzynka.

Jeśli chcesz pisać i odbierać z własnej domeny bez kombinacji, wybierz pełną skrzynkę w Zoho. Jeśli potrzebujesz tylko szybko zacząć i odbierać w jednym miejscu, wybierz przekierowania i później dołóż wysyłkę przez serwer nadawczy.

Krok po kroku: pełna skrzynka w Zoho Mail

Załóż konto w Zoho Mail i dodaj swoją domenę. Zweryfikuj ją poprzez wpis w DNS, do czego panel poda dokładną wartość. Ustaw wymienione tam serwery pocztowe, dzięki czemu wiadomości będą trafiały do Zoho. Włącz zabezpieczenia nadawcy, aby ograniczyć spam i poprawić dostarczalność. Wygeneruj klucz podpisujący w panelu i dodaj go do DNS, a także uruchom politykę raportowania i monitoringu dla wiadomości wychodzących. Utwórz skrzynki dla siebie i zespołu, zaloguj się przez webmail lub aplikację i przetestuj wysyłkę oraz odbiór, najlepiej na różnych skrzynkach.

Krok po kroku: przekierowanie w Cloudflare Email Routing

Przenieś obsługę DNS do Cloudflare i włącz moduł przekierowań poczty. Dodaj adresy, które mają kierować wiadomości do wybranej skrzynki. Aby wysyłać wiadomości jako Twój adres w domenie, ustaw w używanym kliencie pocztowym wysyłkę przez zewnętrzny serwer nadawczy i wpisz dane logowania. Zadbaj o zabezpieczenia nadawcy u dostawcy wysyłki, by wiadomości nie wpadały do spamu.

Jak sprawdzić, czy wszystko działa

Wyślij wiadomość na popularną skrzynkę i sprawdź nagłówki techniczne. Szukaj potwierdzenia, że nadawca jest poprawnie podpisany i autoryzowany. Skorzystaj z serwisów testujących wiadomości, aby zweryfikować ocenę i zalecenia. Jeśli test pokazuje zbyt wiele odwołań w definicji nadawcy, należy scalić wpisy i ograniczyć liczbę dołączanych źródeł.

Aliasy, catch-all i subdomeny

Alias pozwala kierować wiele adresów do jednej skrzynki, co porządkuje komunikację. Catch-all łapie omyłkowo wysłane wiadomości na nieistniejące adresy, ale może zwiększyć ilość spamu. Subdomeny e-mail są przydatne w większych strukturach, jednak na start nie są potrzebne.

Najczęstsze błędy

Brak zabezpieczeń nadawcy to prosty sposób na problemy z dostarczalnością. Częstym błędem jest też utrzymywanie wielu definicji nadawcy zamiast jednej z wszystkimi źródłami lub kierowanie poczty na serwery od strony www, a nie na właściwego dostawcę poczty. Po zmianach trzeba dać czas na propagację: zwykle od kilkunastu minut do doby.

A co ze stroną i SSL

Stronę firmową hostuję na Vercel, który zapewnia szybkie działanie i automatyczny certyfikat bezpieczeństwa bez dodatkowych kosztów. Najczęściej jedynym stałym wydatkiem pozostaje domena. W gratisie konfiguruję przekierowania adresów, aby ruch był spójny i bezpieczny. Dla klientów, którzy hostują u mnie, mogę włączyć anonimową analitykę za zgodą.

Ile to kosztuje u mnie

Hosting strony i opieka techniczna kosztują 100 zł rocznie. Konfigurację poczty w domenie — w tym ustawienie domeny, serwerów pocztowych, zabezpieczeń nadawcy oraz testy — realizuję jednorazowo w ramach wdrożenia dla mikrofirm.

Chętnie zrobię to za Ciebie

Jeżeli chcesz mieć gotowy adres w domenie i nie zajmować się panelami oraz wpisami w DNS, skonfiguruję wszystko od początku do końca i przekażę krótką instrukcję. Jeśli wolisz mieć to u siebie, mogę tylko przygotować komplet wpisów i sprawdzę dostarczalność.